Cómo desarrollar una estrategia de comunicación en 8 pasos

Una estrategia de comunicación se diseña en una organización para comunicar de manera efectiva y cumplir con los objetivos marcados.

Como ya vimos en el artículo del “Manual de gestión de crisis online / Offline” la importancia de tener bien definidos los elementos clave de nuestra estrategia de comunicación y plan de marketing para que encajen a la perfección en estrategia global de comunicación, definen la línea entre hacer las cosas de manera profesional o improvisada.

Escribiendo la estrategia de comunicación.

 

1. Definición del marco estratégico.

Definir una estrategia de comunicación nos ayudará a mantener un marco regulatorio de prácticas recomendadas en las que la organización pueda moverse libremente. Nos es muy útil decir por adelantado aquello que hemos desarrollado en una estrategia de comunicación y lo que pretendemos o esperamos lograr con ella. Esta no tiene por qué ser muy detallada, pero actuará de marco y recordatorio para todos aquellos niveles de la organización que utilicen la comunicación como medio.

Ejemplo:

«La estrategia de comunicación muestra cómo la comunicación  eficaz puede:

• Ayudar a alcanzar aquellos objetivos globales de la organización.

• Participar de manera efectiva con las partes interesadas.

• Demostrar y exhibir el éxito de nuestro trabajo.

• Asegurar que las personas entiendan lo que hacemos.

• Cambiar el comportamiento y las percepciones de los usuarios “

 

2. Análisis de situación actual.

La parte introductoria de la estrategia de comunicación debería esbozar brevemente lo que hace la organización, cuáles son sus principales funciones y donde desarrolla su actividad. Debe mirar las fortalezas de comunicación de su organización. Lo que ha sido y es un éxito y lo que no ha funcionado bien en los últimos tres años. Os propongo una serie de herramientas que se pueden utilizar para ayudar a analizar la situación actual de la organización.

a) Análisis PEST

Implica un análisis de los factores Políticos, Económicos, Sociales y Tecnológicos que podrían afectar al trabajo de la organización. Estos factores pueden ser positivos o negativos y deben de incluir temas que puedan tener un alto impacto en el funcionamiento “normal” de la organización. Deberíamos indicar por qué cada factor tendría un efecto esperado.

Por ejemplo, en «Político» podríamos incluir: Necesidad de entender la nueva agenda política. Implicaciones  a corto plazo de nuevas políticas propuestas en el programa electoral…

Fuente: http://www.beckmann-bio.com/files/dictionnary/pest_analysis.html

b) Análisis DAFO

Un análisis DAFO implica realizar un análisis de las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas que tiene nuestra organización. Pensemos en lo que significa en términos de comunicación. ¿Cómo pueden las amenazas convertirse en oportunidades, ¿cómo hacer que las fortalezas juegue un papel relevante dentro de la comunicación?

Fuente: http://www.entreintermedios.com/2009/03/el-dafo-en-tiempos-de-crisis/

c) Análisis de la competencia

Otra herramienta útil en la evaluación de la situación actual es mirar aquello que están haciendo los competidores. Esto puede ser un ejercicio relativamente sencillo en el que identificar competidores y clasificarlos con ciertos criterios. Hay que tratar de ser objetivo en la evaluación de las fortalezas y debilidades actuales, de lo contrario caeremos en un sesgo interpretativo que no ayudará en el beneficio y consecución de los objetivos marcados en comunicación.

3. Objetivos organizacionales y objetivos de comunicación

Cualquier estrategia de comunicación debe reflejar de forma clara y precisa la visión y objetivos de la organización. A continuación, deberíamos analizar cómo la comunicación puede ayudar a conseguir estos objetivos.

Además de referirnos a los objetivos específicos, este apartado debería dar un sentido general a los principios de comunicación en los que se basa la estrategia y los mensajes clave que la organización quiere transmitir.

Es importante que los objetivos de comunicación deban ser vistos de forma que siempre ayuden a la consecución de los objetivos generales de la organización. De esta manera, serán reconocidos como algo fundamental para el logro de la misión general dentro de la organización.

Ejemplo

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Importante: La mayoría de los planes de la organización se cubren durante un periodo de unos cinco años, la visión y estrategia debería trabajar cen el mismo escenario.

Deberíamos utilizar la regla SMART para la realización de los objetivos.

 

4. Identificar públicos objetivos.

En esta sección,deberíamos describir de forma detallada los principales públicos objetivos a los que nos dirigimos (tanto externos como internos).

Muchas organizaciones encuentran en este análisis una gran cantidad de públicon los que interactuar. Una de las partes de la estrategia debe contener aquel público que podrá estar interesado en partes de la organización o actividades que desarrolla. Comprender esto hace más fácil priorizar el trabajo de comunicación.

Vamos a usar un modelo de influencia y recursos / Interés por la organización.

El diagrama muestra un cuadrado dividido en cuadrantes y cada cuadrante con una sombra de distinto color. El interés de la organización: El eje X (horizontal) mientras que  los recursos: El eje Y (en diagonal).

En cada una de las cajas, hay una priorización sugerida en base a la comunicación con esas audiencias o P.O. Nos podemos encontrar que algunas de estas audiencias serán más o menos influyente y tendrán un mayor o menor interés en la organización en función de la interacción y del tiempo. Vale la pena volver a realizar este tipo de ejercicios periódicamente para ver si las prioridades siguen siendo las mismas.

Importante: no olvidar el cliente interno. La comunicación interna es una parte crucial de cualquier estrategia de comunicación.

5. Mensajes

Una vez que haya identificado las audiencias, la siguiente tarea es descomponer los objetivos en mensajes relevantes para cada una de esos públicos objetivos. Comenzaremos con la de más alta prioridad. Recuerda que sus los mensajes deben ser relevantes y apropiados para cada público.

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6. Canales de comunicación

Para cada público identificado deberíamos indicar los canales más apropiados para comunicarnos con ellos. Como vimos en la matriz de gestión de crisis Online ¿Qué canal usamos para una queja realizada por Twitter?

Hay pros y los contras en el uso de cada uno de los canales ya que pueden variar en función de las necesidades y los recursos que disponemos. No es lo mismo realizar un envío por correo segmentado y dirigido a cada público que uno masivo sin tener en cuenta los púbicos objetivos.

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Importante: para cada audiencia, probablemente habrá varios canales de comunicación adecuados.

7. Programación

Con el público objetivo  y canales clave identificados, el siguiente paso es elaborar un cuadro que indique las acciones a realizar, el presupuesto y los recursos asignados.

El plan de trabajo debe incluir también los plazos propuestos e identificar los hitos clave dentro de la estrategia. Esto nos permitirá medir todo hasta la meta final marcada.

 

¿Cómo podemos realizar la programación? Si eres de los que usas Google como medio de trabajo, te recomiendo que uses Gantter como herramienta de programación. 

8. Medir y evaluar

Nuestra estrategia de comunicación debe concluir con una sección con la metodología que vamos a utilizar para evaluar los resultados. ¿Cuando se han cumplido los objetivos?

Aquí se deben indicar las herramientas que vamos a utilizar para evaluar distintas secciones de la comunicación.

Importante: incluiremos hitos en el apartado de evaluación para que podamos medir el progreso hacia los objetivos finales.

Para terminar deberíamos añadir a nuestro plan de comunicación aquellos aspectos del plan de Marketing de la empresa que creamos relevantes.