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Se escucha que el correo electrónico va a morir y todas esas barbaridades. Yo no lo veo sustituto por ahora en mi trabajo de alguna herramienta, aunque si es verdad que ya empiezan a cuajar ciertas aplicaciones corporativas eficaces que pueden desacelerar al mismo. Creo que puede existir el día en el que nuestras comunicaciones no pasen por el correo electrónico, pero ¿Será en los próximos cinco años?

¿Qué cantidad de correo electrónico manejáis? ¿Cuántas cuentas, buzones, filtros…?

Creo que esa muerte por ahora es dolorosa y mientras esté aquí vamos a proponer unas reglas de uso que nos harán la vida mucho más sencilla.

Tenemos reglas para casi todo: Vida, redacción de cartas, escritura de Tweets…, pero ¿qué le pasa al correo electrónico?

A vosotros no se, pero a mi me da tela de rabia cuando recibo esa ingente cantidad de correos electrónicos en los que cada cual hace de su envío un axioma de vida. Lo peor de todo esto es cuando realizamos comunicaciones con algún interés de negocio y…

¿Siguen tus correos llegando en mayúsculas? A ver que te parecen estas ideas sobre que no hacer a la hora de enviar un correo electrónico.

1. El correo electrónico no sustituye a una reunión.

Una reunión ocurre por una razón específica. Solucionar una cuestión de un proyecto, adquirir más información del mismo, tomar decisiones… Alguno de estos aspectos se pueden solucionar por correo electrónico, pero muchos no pueden. Una de las cosas que más odio son esas cadenas interminables de correo que parece que nunca va a acabar. Si ya va con datos adjuntos no quiero ni contarte.

Seguro que una llamada, una reunión o acercarte al compañero te hubiera ahorrado horas de dolor de cabeza. 

2. No es lo que dices, sino como lo dices.

Esta regla interpretativa de la comunicación hace que a veces es mejor decirle a una persona algo por voz que decirlo por correo electrónico. El ejemplo que siempre digo es bastante soez, pero a la vez ilustrativo: Va un chico/a por la calle y este dice: Cómo estás (verán que no pongo signos exclamativos o interrogativos), a lo que la otra persona responde: ¿Afirmas o preguntas?.

Los mensajes leídos pueden ser interpretativos, lo que nos hace tener que explicar las cosas dos veces cuando una persona entiende la contraria.

3.  La autofirma.

Equivocarse de firma trabajando en una empresa y añadir la que estás usando en una web de citas, suena raro, pero es más común de lo que la gente se piensa.

Cuida tu autofirma y si es de esas que ocupan casi un mega, dedica un minuto a realizar una firma para las respuestas que sea muy sencilla. También acuérdate que la autofirma del trabajo es para el trabajo, que para otros menesteres…

4. Cambiar el asunto.

Si eres de esos que usan cadenas infinitas, cuando cambies de tema, cambia de asunto. No hay ninguna ley que prohiba eso, es más no irás a la carcel o lugar parecido.

Obtendremos la información necesaria en el momento necesario sin tener que tirar de memoria. “Esto estaba en Informe 2008…”

5. El cc y cco son básicos.

Aprende a usar el cc para informar a los demás y el cco para informar a los demás sin que nadie lo sepa.

¿Qué te han hecho un cco y respondes? Torpeza. Has hecho quedal mal a tu intelecto y al que te lo envió lo has dejado a la altura de un betún.

6. Confirmaciones de lectura.

No puede haber nada más terrible que recibir cien correos y cien confirmaciones de lectura. Esto si debería estar penado o ser un motivo de desvinculación objetivo de la empresa.

Quita esa manía que tienes. Ya usas mi tiempo para que lea tu correo y encima haces que tenga que darle a “marcar como leído…” Eres mala persona y lo sabes.

7. No responder a un correo no significa decir que no.

Hay gente que se cree que por no responder a un correo el problema va a desaparecer. ¡Insensatos! También ocurre los que están por encima del bien y del mal y no te responden ya que su tiempo valdrá más dinero que el tuyo (para estos tengo otro calificativo idiota…)

8. Expectativas.

La vida es cuestión de expectativas, la del correo electrónico también. ¿Cuánto es el tiempo que necesitamos para responder un correo electrónico? Si te vas a tomar dos días en contestarme en profundidad avísame. Sino menos de 24 horas tendría que ser el límite antes de contratar a un ayudante que te organice tu vida y tu trabajo.

9. El correo no me llegó.

Tengo mal configurado el servidor y todas esas cosas que nos inventamos para poner una excusa de que no lo hemos enviado. Todos conocemos la carpeta borradores, así que si enviamos un correo y justo en ese momento en el que Google se cae no lo consigues enviar, que sepas que está ahí.

Al que se lo has dicho ya sabe que eres un trápala. Espero que tu segunda excusa sea mejor. Esto es de nivel primaria.

El correo electrónico puede morir algún día, pero eso es no una excusa para hacerlo mal cada vez que usamos la herrameinta. He cometido todos estos pecados, la verdad que intento no hacerlos por eso escribo esto para redimir mis pecados.

10. ¿Cuáles son tus reglas de correo electrónico?

Deja un comentario y haré la segunda versión. Gracias

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